FOIA

Để yêu cầu hồ sơ từ DRPT, bạn có thể gửi yêu cầu của mình tới:

Andrew Wright
600 Phố Main phía Đông, Phòng 2102
Richmond, VA 23219
804-241-0301
Fax: 804-225-3752
andrew.wright@drpt.virginia.gov

Bạn cũng có thể liên hệ với cô ấy nếu có thắc mắc về việc yêu cầu hồ sơ từ DRPT. Ngoài ra, Hội đồng tư vấn về tự do thông tin luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn về FOIA. Bạn có thể liên hệ với Hội đồng qua email foiacouncil@leg.state.va.us hoặc qua điện thoại theo số 804-698-1810 hoặc 1-866-448-4100. Biểu mẫu bình luận công khai trực tuyến do Hội đồng tư vấn về tự do thông tin của Virginia lưu trữ có thể được tìm thấy tại http://foiacouncil.dls.virginia.gov/sample%20letters/welcome.htm.

Quyền và trách nhiệm:

• Quyền của người yêu cầu và trách nhiệm của Sở Đường sắt và Giao thông công cộng Virginia theo Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia. Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia (FOIA), có tại § 2.2-3700 et. phần tiếp theo của Bộ luật Virginia, đảm bảo cho công dân của Khối thịnh vượng chung và đại diện của phương tiện truyền thông quyền truy cập vào hồ sơ công khai do các cơ quan công, viên chức công và nhân viên nhà nước nắm giữ.
• Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản viết hoặc bản ghi âm nào — bất kể là hồ sơ giấy, tệp điện tử, bản ghi âm thanh hoặc video hay bất kỳ định dạng nào khác — được chuẩn bị, sở hữu hoặc do một cơ quan công hoặc các viên chức, nhân viên hoặc đại lý của cơ quan này nắm giữ trong quá trình giao dịch công việc. Mọi hồ sơ công khai đều được coi là công khai và chỉ có thể được giữ lại nếu có miễn trừ theo luật định cụ thể. DRPT lưu giữ hồ sơ công khai liên quan đến một số dự án và chương trình đường sắt và vận tải công cộng được vận hành trong Khối thịnh vượng chung.
• Chính sách của FOIA nêu rõ rằng mục tiêu của FOIA là thúc đẩy sự nhận thức cao hơn của tất cả mọi người về các hoạt động của chính phủ. Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được giải thích một cách tự do, có lợi cho quyền truy cập và bất kỳ miễn trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ công khai phải được giải thích một cách hạn chế.

Quyền FOIA của bạn:

• Bạn có quyền yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai mà DRPT nắm giữ hoặc cả hai.
• Bạn có quyền yêu cầu ước tính trước bất kỳ khoản phí nào cho các hồ sơ được yêu cầu.
• Nếu quý vị tin rằng các quyền FOIA của mình đã bị vi phạm, quý vị có thể nộp đơn lên tòa án quận hoặc tòa án khu vực để buộc tuân thủ FOIA.

Yêu cầu cung cấp hồ sơ từ DRPT:

• Bạn có thể yêu cầu hồ sơ qua Thư Hoa Kỳ, fax, email, trực tiếp hoặc qua điện thoại. FOIA không yêu cầu yêu cầu của bạn phải bằng văn bản, bạn cũng không cần nói cụ thể rằng bạn đang yêu cầu hồ sơ theo FOIA.
• Về mặt thực tế, việc viết yêu cầu ra có thể sẽ hữu ích cho cả bạn và người nhận yêu cầu. Tính năng này cho phép bạn tạo bản ghi về yêu cầu của mình. Nó cũng cung cấp cho chúng tôi một tuyên bố rõ ràng về hồ sơ bạn đang yêu cầu để không có sự hiểu lầm nào về yêu cầu bằng lời nói. Tuy nhiên, chúng tôi không thể từ chối phản hồi yêu cầu FOIA của bạn nếu bạn chọn không đưa ra yêu cầu bằng văn bản.
• Yêu cầu của quý vị phải xác định các hồ sơ mà quý vị đang tìm kiếm với “mức độ cụ thể hợp lý.” Đây là tiêu chuẩn hợp lý. Nó không đề cập đến hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng hồ sơ mà quý vị đang yêu cầu; thay vào đó, nó yêu cầu quý vị phải đủ cụ thể để chúng tôi có thể xác định và tìm thấy các hồ sơ mà quý vị đang tìm kiếm.
• Yêu cầu của bạn phải yêu cầu hồ sơ hoặc tài liệu hiện có. FOIA cung cấp cho bạn quyền kiểm tra hoặc sao chép hồ sơ; nó không áp dụng cho tình huống bạn đang đặt câu hỏi chung về công việc của Cơ quan, cũng như không yêu cầu DRPT tạo một hồ sơ không tồn tại.
• Bạn có thể chọn nhận hồ sơ điện tử ở bất kỳ định dạng nào được DRPT sử dụng trong hoạt động kinh doanh thông thường. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu hồ sơ được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu Excel, bạn có thể chọn nhận hồ sơ đó qua phương tiện điện tử, qua email hoặc trên đĩa máy tính hoặc nhận bản in của hồ sơ đó.
• Chúng tôi thông báo cho bạn bằng văn bản rằng hồ sơ được yêu cầu không tìm thấy hoặc không tồn tại (chúng tôi không có hồ sơ bạn muốn). Tuy nhiên, nếu chúng tôi biết rằng một cơ quan công quyền khác có hồ sơ được yêu cầu, chúng tôi phải đưa thông tin liên hệ của cơ quan công quyền đó vào trong phản hồi cho bạn.
• Nếu chúng tôi có thắc mắc về yêu cầu của bạn, vui lòng hợp tác với nhân viên DRPT để làm rõ loại hồ sơ bạn đang tìm kiếm hoặc cố gắng đạt được thỏa thuận hợp lý về cách phản hồi cho một yêu cầu lớn. Việc gửi yêu cầu FOIA không phải là một quá trình đối đầu, nhưng chúng tôi có thể cần thảo luận về yêu cầu của bạn để đảm bảo rằng chúng tôi hiểu bạn đang tìm kiếm hồ sơ nào.

 

Trách nhiệm của DRPT trong việc trả lời yêu cầu của bạn:

• DRPT phải trả lời yêu cầu của bạn trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được. “Ngày thứ nhất” được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu của bạn. Khoảng thời gian năm ngày không bao gồm cuối tuần hoặc ngày lễ.
• Lý do đằng sau yêu cầu của bạn về hồ sơ công khai từ DRPT không liên quan và chúng tôi không thể hỏi bạn tại sao bạn muốn hồ sơ trước khi chúng tôi trả lời yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA cho phép DRPT yêu cầu bạn cung cấp tên và địa chỉ pháp lý của bạn.
• FOIA yêu cầu DRPT phải đưa ra một trong những phản hồi sau đây cho yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày:
  1. Chúng tôi cung cấp cho quý vị toàn bộ hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu.
  2. Chúng tôi sẽ giữ lại tất cả hồ sơ mà bạn yêu cầu vì tất cả hồ sơ đều phải tuân theo một điều khoản miễn trừ theo luật định cụ thể. Nếu tất cả hồ sơ đều bị giữ lại, chúng tôi phải gửi cho bạn phản hồi bằng văn bản. Văn bản đó phải xác định khối lượng và nội dung của hồ sơ đang được giữ lại và nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại hồ sơ.
  3. Chúng tôi cung cấp một số hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu, nhưng giữ lại các hồ sơ khác. Chúng tôi không thể giữ lại toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần của nó thuộc diện miễn trừ. Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể biên tập phần hồ sơ có thể bị giữ lại và phải cung cấp cho quý vị phần còn lại của hồ sơ. Chúng tôi phải cung cấp cho quý vị một phản hồi bằng văn bản nêu rõ phần cụ thể của Bộ Luật Virginia cho phép giữ lại các phần của hồ sơ được yêu cầu.
  4. Nếu DRPT không thể phản hồi yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày, chúng tôi phải nêu rõ điều này bằng văn bản, giải thích các điều kiện khiến việc phản hồi trở nên không thể. Điều này sẽ cho phép chúng tôi có thêm bảy ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn, tổng cộng chúng tôi có 12 ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn.
• Nếu bạn yêu cầu một số lượng hồ sơ rất lớn và chúng tôi cảm thấy không thể cung cấp hồ sơ cho bạn trong vòng 12 ngày mà không làm gián đoạn các trách nhiệm tổ chức khác của chúng tôi, chúng tôi có thể gửi đơn yêu cầu tòa án gia hạn thêm thời gian để phản hồi yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu chúng tôi phải nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với bạn về việc sản xuất hoặc lưu trữ hồ sơ trước khi chúng tôi ra tòa để yêu cầu gia hạn thời gian.

Bộ luật Virginia cho phép bất kỳ cơ quan công quyền nào giữ lại một số hồ sơ không công khai. DRPT thường giữ lại các hồ sơ tuân theo các miễn trừ sau:

• Hồ sơ nhân sự (§ 2.2-3705.1 (1) của Bộ luật Virginia)
• Hồ sơ tuân theo đặc quyền luật sư-khách hàng (§ 2.2-3705.1 (2)) hoặc sản phẩm công việc của luật sư (§ 2.2-3705.1 (3))
• Thông tin độc quyền của nhà cung cấp (§ 2.2-3705.1 (6))
• Hồ sơ liên quan đến việc đàm phán và trao hợp đồng trước khi hợp đồng được trao (§ 2.2-3705.1 (12))

Chi phí liên quan đến yêu cầu FOIA

Cơ quan công có thể tính phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh khi truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ theo yêu cầu và phải nỗ lực hết sức để cung cấp hồ sơ theo yêu cầu với chi phí thấp nhất có thể. Không một cơ quan công nào được áp dụng bất kỳ khoản phí hoặc chi phí trung gian, phí ngoài luồng hoặc phí thặng dư nào để bù đắp chi phí chung liên quan đến việc tạo hoặc lưu giữ hồ sơ hoặc thực hiện hoạt động kinh doanh chung của cơ quan công. Bất kỳ khoản phí sao chép nào do cơ quan công quyền tính không được vượt quá chi phí sao chép thực tế. Trước khi tiến hành tìm kiếm hồ sơ, cơ quan công quyền phải thông báo cho người yêu cầu bằng văn bản rằng cơ quan công quyền có thể tính phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh trong quá trình truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu và hỏi người yêu cầu xem họ có muốn yêu cầu ước tính chi phí trước khi cung cấp hồ sơ được yêu cầu theo quy định tại tiểu mục F của § 2.2-3704 của Bộ luật Virginia hay không.

Các yêu cầu FOIA phải được trả lời miễn phí khi yêu cầu đó có lợi cho lợi ích công cộng và chỉ cần một lượng thời gian và chi phí photocopy tối thiểu và/hoặc hợp lý của nhân viên.

Bạn có thể phải trả tiền cho các hồ sơ mà bạn yêu cầu từ DRPT. FOIA cho phép chúng tôi tính phí thực tế khi trả lời các yêu cầu FOIA.

Nếu chúng tôi ước tính rằng chi phí để phản hồi yêu cầu của bạn sẽ vượt quá $200 , chúng tôi có thể yêu cầu bạn thanh toán một khoản tiền đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiếp tục yêu cầu của bạn. Năm ngày để chúng tôi phản hồi yêu cầu của bạn không bao gồm thời gian giữa lúc chúng tôi yêu cầu đặt cọc và lúc bạn phản hồi.

DRPT đánh giá mức phí theo các hướng dẫn sau:

• Nếu yêu cầu FOIA yêu cầu nhân viên phải làm việc khoảng hai giờ hoặc hơn, mức phí được đánh giá sẽ dựa trên chi phí thực tế của việc tìm kiếm, truy xuất và biên tập hồ sơ. Phí tìm kiếm, truy xuất hoặc biên tập hồ sơ không được vượt quá mức lương theo giờ hoặc tiền công theo giờ được tính theo tỷ lệ của nhân viên được trả lương thấp nhất có khả năng đáp ứng yêu cầu.
  • Mức lương theo giờ được tính theo tỷ lệ của một nhân viên được xác định bằng cách chia lương của nhân viên đó cho 1,950 giờ (hoặc ít hơn nếu làm bán thời gian) và nhân con số đó với số giờ cần thiết để tìm kiếm, truy xuất và biên tập các hồ sơ được yêu cầu.
  • Ví dụ: Nếu việc cung cấp hồ sơ yêu cầu một nhân viên có mức lương hàng năm là $50,000 bốn giờ để tìm kiếm, truy xuất và biên tập các hồ sơ được yêu cầu, thì phí liên quan sẽ là $102.56 (50,000.00/1,950 X 4), cộng với bất kỳ chi phí photocopy, bưu chính, fax và/hoặc thiết bị lưu trữ điện tử nào.
•  Nếu yêu cầu FOIA yêu cầu sao chép 100 trang trở lên được in ở mặt trước và mặt sau, thì phí sẽ được tính là 10 xu cho mỗi trang trên 100.
• Nếu yêu cầu FOIA yêu cầu bưu phí, fax hoặc thiết bị lưu trữ dữ liệu điện tử (ví dụ: ổ đĩa USB), thì khoản phí sẽ là chi phí thực tế liên quan đến quy trình hoặc thiết bị.
• Phí photocopy, thời gian làm việc của nhân viên và hành chính, bưu phí, fax hoặc thiết bị lưu trữ điện tử được tính riêng và sẽ được cộng dồn.
• Khi xác định xem có cần phải trả phí hay không và khi tính toán số tiền cần thiết, một hoặc nhiều yêu cầu FOIA có liên quan từ cùng một cá nhân hoặc tổ chức sẽ được coi là một yêu cầu duy nhất.
• Thông thường, sẽ không tính phí cho việc cung cấp hồ sơ để xem xét, trừ khi xác định rằng cần có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn dành nhiều thời gian để xem xét tài liệu cùng với người yêu cầu.
• Bất kỳ cá nhân nào đưa ra yêu cầu FOIA sẽ được thông báo rằng DRPT có thể tính phí hợp lý không vượt quá chi phí thực tế phát sinh khi đáp ứng yêu cầu và sẽ hỏi người yêu cầu xem họ có muốn yêu cầu ước tính chi phí hay không. DRPT sẽ cung cấp báo giá ước tính nếu được yêu cầu.
• Bạn có thể yêu cầu chúng tôi ước tính trước chi phí cung cấp hồ sơ mà bạn đã yêu cầu. Điều này sẽ cho phép bạn biết trước về bất kỳ chi phí nào hoặc cho bạn cơ hội sửa đổi yêu cầu của mình để cố gắng giảm chi phí ước tính.  Trước khi DRPT phản hồi yêu cầu FOIA mà bạn đã yêu cầu ước tính chi phí, bạn phải phản hồi cho DRPT xác nhận rằng bạn sẵn sàng trả tiền để DRPT xử lý yêu cầu. Thời hạn phản hồi của DRPT sẽ được gia hạn bằng khoảng thời gian bạn đồng ý thanh toán chi phí ước tính. Nếu chi phí ước tính lớn hơn chi phí thực tế, bạn sẽ chỉ phải trả phần chi phí thực tế.
• Nếu bạn nợ chúng tôi tiền từ yêu cầu FOIA trước đó chưa được thanh toán trong hơn 30 ngày, DRPT có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn trước khi phản hồi yêu cầu FOIA mới của bạn.
• Thanh toán cho các yêu cầu FOIA phải được thực hiện cho Sở Đường sắt và Giao thông Công cộng Virginia. Các séc và lệnh chuyển tiền liên quan đến yêu cầu FOIA phải được chuyển đến Bộ phận Hành chính của DRPT và phải tham chiếu đến yêu cầu FOIA liên quan đến khoản thanh toán. Khoản thanh toán sẽ được gửi và ghi có vào bộ phận hoặc văn phòng đã cung cấp thông tin để trả lời yêu cầu FOIA.
• Phí có thể được miễn hoặc thu theo quyết định của Trưởng phòng Đối ngoại và Sáng kiến Chiến lược.